Reicht es nicht, so viele Meetings zu haben, das man nicht mehr zum Arbeiten kommt – jetzt auch noch online Meetings?
Wenn bei Ihnen der Film ‚Meetings sind Zeitverschwendung‘ im Kopf abläuft, dann ist es Zeit mal innezuhalten. Wenn in Meetings nicht die Arbeit getan wird, dann besteht Handlungsbedarf.
Natürlich wird in Besprechungen nicht die ganze Arbeit erledigt, aber wesentliche Teile davon – Planung der nächsten Schritte, Klärung von wesentlichen Fragen, die z.B. den Projektfortschritt behindern, Planung des nächsten Projektabschnittes, Check der Strategie, Austausch mit KollegInnen zu einem oder mehreren wesentlichen Aufgaben könnten z.B. Themen sein, die in einem Meeting bearbeitet werden.
Was könnte faul sein?
- Das Meeting hat keinen eindeutigen Sinn
- schlechte Vorbereitung
- unklare Zuständigkeit (wer moderiert, wer macht das Kurz-Protokoll,…)
- zu viele Menschen, die es nicht betrifft
- es dauert zu lange
- kein Protokoll
- Keine Umsetzung danach, kein Follow up
Die Liste könnte noch viel länger werden. Im Grunde geht es aber um etwas anderes: gute Meetings sind Teil einer guten Unternehmenskultur. Und wenn diese nicht da ist, leiden meist auch die Besprechungen.
Was für Alternativen zu Meetings gibt es?
Alternative email?
Oft wird die Kommunikation über email geführt. Und diese kann oft ein seltsames Eigenleben entwickeln:
o Bei komplexeren Themen werden die Emails lange – Menschen lesen sie oft nicht bis zu Ende.
o Man glaubt sich klar ausgedrückt zu haben – drei Tage später sieht man das eigene Mail oft in anderem Licht.
o Es gibt keine Möglichkeit, die Reaktion des Gegenübers zu sehen – man sieht nicht wie die Botschaft ankommt. Vielleicht wurde eine Formulierung benutzt, die beim Gegenüber ‚schräg‘ ankam. Das Schweigen kann man vielfältig interpretieren. Schon so mancher Konflikt ist daraus hervorgegangen.
o Auch der Wunsch nach einer ordentlichen Dokumentation lässt sich so nicht lösen. Es wird vielmehr unübersichtlich und meist sind zu viele Menschen involviert.
Viel besser ist es, sich kurz die Zeit zu nehmen und mit der/den Anderen ein kurzes Treffen (=Meeting) zu vereinbaren. Via Telefon, skype, live oder eben online.
Online Meetings sind eine tolle Ergänzung
Ich nutze alle Kanäle – Arbeitsgruppen im Internet, email, Skype, Telefon und besonders gerne auch online meetings. So habe ich die Möglichkeit mit meinen KollegInnen international sehr erfolgreich zu arbeiten. Und ich habe die Möglichkeit, in Projekten in anderen Kontinenten mitzuarbeiten. Das Wissen, wie man Meetings so gestaltet, dass sie Energie geben und zu tollen Ergebnissen führen, ist da eine Muss-Ressource.
In größeren Unternehmen mit Niederlassungen im Ausland oder in projektbasierten Organisationen können sich die Menschen, die an gemeinsamen Aufgaben arbeiten, ohnehin nicht immer persönlich treffen. Zusammenarbeit über große Distanzen und das auf Dauer wird immer ’normaler‘ und ist in vielen Branchen schon länger an der Tagesordnung.
Und auch zeitlich/energetisch rechnet sich das: 1,5 bis 2 Stunden für ein Kurzes Meeting zur Klärung offener Fragen. Dagegen steht: die Zeit ein verständliches Email zu formulieren, ev. urgieren der Antworten, Lesen der Antworten, Gedankliches Hängenbleiben an Antworten, die unser ‚Knöpfe gedrückt‘ haben, formulieren der Rückantwort – dann ist die Antwort zu spät, weil wieder jemand etwas anderes geschreiben hat. Und während der ganzen Zeit staut sich Ärger, Missverständnis, Hilflosigkeit, Trauer und sonstige Gefühle, die dann schriftlich zum Ausdruck gebracht werden. Und wenn es dann irgendwann doch ein Meeting gibt, wird es viel länger, weil das Vorhergehende aufgearbeitet werden muss.
Und: Menschen reden miteinander – mit und ohne Meeting. Und wenn sie aufgewühlt sind (z.B. durch email-Kommunikation), noch mehr – so entstehen schließlich die Gerüchte, der sog. Tratsch beim Kopierer. Und da werden dann auch viele Menschen hineingezogen, die ursprünglich gar nicht betroffen waren.
Besprechungen als Klima-Verbesserer – online und offline
Wie einfach ist es dagegen ein Meeting / eine Besprechung / ein Gespräch dazu zu führen.
Physische Präsenz macht viele Dinge einfacher. Wenn wir miteinander in einem Raum sind, nehmen wir einander anders war. Das der (physische) Abstand auch die Wahrnehmung verändert, ist bekannt und in Experimenten auch schon lange nachgewiesen. Wenn Sie jemals nach einer sehr unerfreulichen Email-Kommunikation mit den beteiligten Personen zusammengetroffen sind und am Ende ein wie immer geartete Auflösung erzielt haben, dann wissen Sie, wovon ich spreche. Die Beziehungsqualität kann sich dann schlagartig ändern.
Das alles gilt genauso für online Meetings: Miteinander im Raum sein kann man auch online. Falls persönliche Meetings aus Distanzgründen nicht möglich sind, sind online Besprechungen eine sinnvolle und hochwertige Alternative. Sie müssen aber – und das gilt für jede Art von guten Meetings – entsprechend gut gemacht sein.
Fazit:
- Ziehen Sie das Gespräch (und auch eine Besprechung, Meeting) der geschriebenen Kommunikation vor, wann immer möglich und sinnvoll. Das gilt insbesondere dann, wenn das Thema Konfliktgeladen ist. Als Führungskraft bringt Sie das ausserdem als Mensch sowie in Ihrer Rolle weiter.
- Lernen Sie, wie man gute Meetings gestaltet: die persönliche und die online Variante. Da ist in den meisten Fällen noch ‚viel Luft nach oben‘.
- Lesen Sie meinen Artikel: Anleitung für ein gutes Meeting.
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