Als ich mich zu einem Meeting mit KollegInnen bereitmachte , registrierte ich etwas: ich habe die Augen verdreht. Augen verdrehen ist ja keine schöne Angewohnheit, einen Vorteil hat sie aber doch: weil der Körper fühlbar involviert ist, merkt man es sofort. Ich stellte mir die Frage: WARUM? Früher war das nicht so. Gut, ich habe grad viele interessante Dinge zu tun und die musste ich hintanstellen, um zu diesem Meeting zu gehen – das war früher aber auch so. Wir treffen uns schon eine Weile und ich gehe eigentlich immer inspiriert von unseren Meetings weg. Warum also? Mein Fazit aus diesem ‚Ereignis‘:
Ein Meeting braucht einen Sinn
Warum gibt es diese Besprechung? Wenn man diese Frage nicht in einem Satz beantworten kann, dann wird es schwierig. Wenn ein Meeting keinen echten Sinn hat, dann gibt es mindestens eine Person, die die Augen verdreht, wenn sie nur daran denkt, daran teilnehmen zu müssen. Jedes Meeting muss etwas beitragen:
zum Ziel eines Projektes, zur Aufgabenstellung eines Teams, zum Sinn eines Unternehmens als Ganzes, Klarheit zum weiteren Vorgehen.
Wenn es das nicht tut, dann ist etwas faul. ‚Wir sind alle auf dem gleichen Informationsstand‘ ist für mich übrigens kein guter Sinn – zumindest keiner für ein Meeting. Das kann man nämlich auch auf andere Weise erreichen. ‚Wir haben alle die selben Informationen und wissen, was diese jeweils für uns bedeuten‘ ist hingegen ein guter Sinn. Dieser beinhaltet auch einen Verarbeitungsprozess, also Überlegungen, was das für die TeilnehmerInnen konkret bedeutet, die im Rahmen der Besprechung angestellt werden.
Wann sollten gerade Sie an dieser Besprechung teilnehmen?
Kurz gesagt: wenn Sie etwas davon haben. Die Besprechung liefert ein wichtiges Teilergebnis oder eine wichtige Erkenntnis für Ihre Arbeit. Sie bietet vielleicht eine Weichenstellung, dafür, wie es für die Arbeit weitergeht. Oder Sie müssen sich auf eine neue Situation einstellen, weil der Markt sich geändert hat. Es gibt neue Informationen über Kundenverhalten, die auch eine Änderung bei Ihrer Leistung notwendig macht – oder ähnliches.
Wenn Sie nichts davon haben – oder glauben, nichts davon zu haben – dann tritt der Augen-Verdreh-Effekt ein: wir verspüren erheblichen Widerstand, wenn wir nur an das Meeting denken.
Was können Sie tun, wenn Sie diesen Effekt bemerken?
Stellen Sie die Frage nach dem Sinn: dem Auftraggeber der Besprechung (das ist die Person, die die Besprechung einberufen hat). Es ist auch möglich, diese Frage in der Besprechung selbst zu stellen. Das erfordert jedoch schon ein gutes Klima im Unternehmen / der Abteilung. Die Frage als Provokation zu stellen, wird wahrscheinlich zu Spannungen führen und das ist meist Ihrem Anliegen auch keine Hilfe.
Stellen Sie sich selbst die Frage: was müsste sich am Meeting ändern, damit es für mich wieder Sinn hätte? Nehmen Sie sich Zeit für die Antwort. An mehreren aufeinanderfolgenden Tagen immer wieder draufzuschauen ist hilfreich. Das Ergebnis können Sie dem Auftraggeber der Besprechung mitteilen – möglicherweise ändert sich das Meeting, oder Sie stellen fest, dass sie dort wirklich falsch sind.
Wann sollten Sie ein Meeting einberufen?
Hier sind Sie angesprochen, wenn Sie AuftraggeberIn/InitiatorIn eines Meetings sind: also die Person, die ein Meeting oder eine Besprechung einberufen hat und dafür verantwortlich ist. Das gilt auch für regelmäßig stattfindende Besprechungen, Besprechungen, an denen Sie nicht immer teilnehmen und sogar wenn Sie die Besprechung nicht selbst leiten.
Wenn Sie die Frage nach dem Sinn klar beantworten können und dieser auch von den TeilnehmerInnen verstanden und mitgetragen wird, dann ist eine Besprechung sinnvoll. Wenn jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer etwas davon hat, bei diesem Meeting zu sein, dann haben Sie auch die richtigen TeilnehmerInnen dabei. Das ist aber schon eine andere Frage.
Augen verdrehen kommt auch dort vor, wo wir selbst ein Meeting einberufen haben oder eine regelmäßige Besprechung irgendwann initiiert haben. Nicht selten – sogar fast immer – finden im Laufe der Zeit Veränderungen statt, die Auswirkungen auf den Sinn haben. Wenn dieser sich ändert oder verschwimmt oder sich verliert, dann ist es Zeit, sich die Sinn-Frage wieder zu stellen. Das ist ein ganz normaler Vorgang, den das Arbeitsleben so mit sich bringt.
Für Moderatorinnen / Facilitators
Sie sind die Person, die das Meeting leitet. Sie machen die Vorbereitung und auch die Nachbereitung – Sie sorgen bspw. dafür, dass die Besprechungsnotizen rasch verteilt werden. Eine Ihrer Aufgaben – eigentlich die Wichtigste – ist es, dem Meeting einen klaren Sinn zu geben und diesen auch zu kommunizieren. Wenn Sie nicht gleichzeitig auch AuftraggeberIn sind, klären Sie diesen gemeinsam. Bei regelmäßig stattfindenden Besprechungen ist es hilfreich, diesen Sinn in regelmäßigen Abständen zu überprüfen – aus den oben genannten Gründen!
Wie schön wäre es, wir würden nur mehr an Meetings und Besprechungen teilnehmen, auf die wir uns freuen, am Ende alle wissen, was zu tun ist und die wir gestärkt und inspiriert verlassen?!
In unregelmäßigen Abständen findet in Wien ‚Führen mit Meetings & Workshops‚ statt. Die dort vermittelte Methode ist eine der wirksamsten die ich kenne und seit vielen Jahren auch eine meiner absoluten Favoriten. Mehr Info und Anmeldung hier.
