Wie bereits berichtet, habe ich vor einigen Wochen ein Meeting in Bangladesh begleitet. Es war das kick-off-Meeting für ein großes internationales Projekt mit dem die Ressourceneffizienz in der metallverarbeiteten Industrie gefördert werden soll. Es wird in in drei Ländern stattfinden, Menschen aus 7 Organisationen und 6 Ländern sind involviert und waren auch beim Meeting dabei.
Ich habe das Meeting mit holistischer Moderation begleitet.
Am Ende der 4 Tage sagte einer der Teilnehmer beim Abschied zu mir: „Weil das Meeting so gut funktioniert hat, könnten Sie uns bitte eine Anleitung schicken, wie man so ein Meeting gestaltet?“ Ich sagte etwas wie „…genau diese Methode kann man in einem drei-Tages-Training lernen. ..“ – aber ich glaube, das hat er schon nicht mehr wahrgenommen.
Und dann dachte ich ‚wow, warum eigentlich nicht mal die Essenz dieser Methode beschreiben für jemanden der das Training nicht gemacht hat‘. Und das tue ich hier.
Ich halte folgende fünf Punkte für Schlüsselelemente eines guten Meetings:
Der Kreis
Das Meeting wird im Kreis abgehalten, es gibt keine Tische. „Wo soll ich denn meinen Laptop abstellen, meinen Kaffee, meine Notizen…?“ – ist eine Frage, die wir gelegentlich hören. Der Kreis war die ursprüngliche Methode für Treffen in allen Kulturen dieser Erde. Der Kreis ist die Form, in der jede/r alle anderen sehen kann und gleichzeitig auch die Umgebung gesehen werden kann. Jeder im Kreis hat den gleichen Raum, es gibt im Kreis keinen Beginn und kein Ende. Nichts, wo man sich versteckt, jede/r hat direkte Sicht und direkten Zugang zu allen anderen im Kreis. Die meisten Meetings finden nicht im Kreis statt, darum kann er anfangs befremdlich wirken; das äußert sich dann öfters in Scherzen und Fragen wie die obige. Diese ‚Spannung‘ löst sich meist sehr schnell. Wenn man sich im Kreis trifft und ihn entsprechende einführt, schafft der Kreis ein Klima der Offenheit, Akzeptanz und Spannung – eine wunderbare Voraussetzung für ein gutes Meeting.
Der Beginn
Wir berücksichtigen, dass Menschen nicht nur aus Körper und Verstand bestehen, auch wenn das in vielen Unternehmen noch so gesehen wird. Wir berücksichtigen auch Emotionen und den ‚Spirit‘. Jede/r der den Meeting-Raum betritt, kommt von irgendwo: von Zuhause, von der Schule (wo die Kinder hingebracht wurden), vom Krankenhaus (wo ein Freund oder ein Familienmitglied besucht wurde), aus einem anderen Meeting (mit einem vermutlich ganz anderen Thema), vom eigenen Schreibtisch (wo vielleicht eine wirklich interessante Aufgabe wartet und die man für dieses Meeting unterbrechen musste). Wenn Menschen Maschinen wären, würde man jetzt den Schalter für ‚Meeting-Modus‘ betätigen und einfach starten. Wenn wir aber auch noch bedenken, dass jeder von irgendwoher kommt, dann scheint es völlig klar und sinnvoll, sich auf das Thema des Meetings und die anderen TeilnehmerInnen einzustimmen. Wir tun das durch ein geführtes Fokussieren auf das Thema des Meetings oder Workshops. Wir nutzen die Intuition der TeilnehmerInnen, um jetzt schon einige Facetten des Themas zu erkunden und sich gleichzeitig mit den anderen TeilnehmerInnen zu verbinden. Ganz egal, wie lange das Mmeeting ist, so ein guter Start unterstützt ein gutes Ergebnis in jedem Fall und ist die Zeit auch wert!
Der Inhalt
Ein Meeting oder Workshop hat üblicherweise ein oder mehrere spezifische Themen und gewünschte Ergebnisse. Im inhaltliche Teil des Meetings geht es genau darum, diese gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Der Facilitator (Begleiterin, Moderator) unterstützt die TeilnehmerInnen dabei, indem er unterschiedliche Methoden und Arbeitsweisen einsetzt. Er verwendet Übungen, die es ermöglichen, aktiv teilzunehmen und Kreativität und Wissen der Gruppe zu nutzen, damit ein Ergebnis entsteht. Sie könnte auch Dialogrunden einsetzten um die unterschiedlichen Aspekte eines Themas zu erkunden. Viele Techniken und Tools aus der Toolbox des Facilitators können genutzt werden, solange sie auch die aktive Teilnahme fördern.
Der Grund dafür – den auch die Erfahrungen zahlreicher Meetings untermauert – ist, dass die besten Ergebnisse dort auftauchen, wo alle Teilnehmenden auch etwas beitragen können. Menschen die gemeinsam auf ein Ergebnis hingearbeitet haben, werden diese Lösung auch mittragen. Sie haben den Prozess miterlebt, sie verstehen das Warum. Es braucht keine nachträgliche Überzeugunsarbeit!
Der Abschluss
Nach dem inhaltlichen Teil versammeln sich die TeilnehmerInnen wieder im Kreis. Es ist Zeit, das Meeting abzuschließen und wir nutzen die Zeit zur Reflexion. Meist gibt es keine spezifischen Fragen, jede/r TeilnehmerIn sagt das, was wichtig ist. Oft geht es dabei um etwas, das gelernt wurde, etwas, das mit den Hoffnungen und Ängsten für das Meeting zursammenhängt oder um konkrete Erfahrungen bei der Arbeit im Meeting. Es werden keine langen Reden gehalten, alle haben die Möglichkeit, das Meeting für sich selbst abzuschließen, den Schritt zum Transfer der Ergebnisse in die tägliche Arbeit zu machen und sich von den anderen zu verabschieden. Aus diesen Gründen ist ein bewusster Abschluss des Meetings so wichtig.
Der Facilitator / die Moderatorin
Einer der wichtigsten Bestandteile ist der Facilitator. Er/sie bereitet vor und ist auch in die Nach-Meeting – Phase eingebunden. Sie arbeitet mit dem Auftraggeber des Meetings am Thema, der Einladung, den TeilnehmerInnen, dem Raum, dem Setting… und schafft so die Rahmenbedingungen, die ein gutes Meeting erst möglich machen. Beim Meeting selbst geht es mehr ums Sein als um das Tun. Einen sicheren Raum für die TeilnehmerInnen bereitzustellen, in dem gelernt und beigetragen werden kann und ein Auge auf die Zeit zu haben, ist ihre Aufgabe. Er/sie hängt nicht an einem bestimmten Ergebnis sondern sorgt dafür, dass ein gutes Ergebnis entstehen kann.
Im Training Führen mit Meetings und Workshops wird der Rolle des Facilitators viel Aufmerksamkeit geschenkt. Die solide Vorbereitung eines Workshops / Meetings und das Erarbeiten eigener Designs sind zentrale Elemente. Jede/r TeilnehmerIn hat nach dem Trainings mehrere Designs, die gleich angewendet werden können. Einfach anzuwendende Tools die zur Vorbereitung und Durchführung eines Meetings verwendet werden können wandern in die Toolbox der TeilnehmerInnen.
