So entzückend der Film mit Meg Ryan und Tom Hanks ist, umso nerviger sind die manchmal viel zu vielen Emails. Das Problem sind natürlich nicht die emails an sich, sondern dass die schiere Anzahl oft den Blick für das Wesentliche versperrt. Es gibt einige Strategien, wie man damit umgehen kann. Ich stelle Ihnen hier meine Strategie vor. Das ist etwas anders, als die meisten meiner Blog-Beiträge – aber: die Strategie lässt sich auch auf viele andere Themen übertragen!
Es beginnt bei mir
Ich bin vielseitig interessiert und benötige Wissen aus vielen Bereichen – daher bin ich auf vielen Email und Blog – Verteilern und erhalte entsprechend viele Mails pro Tag. Manchmal gegen 100 Stück.
Ich greife auch gerne auf Infos zurück, wenn ein Thema akut wird – daher lösche ich wenig und habe auch eine umfangreiche Info-Bibliothek.
Ich erledige gerne das Wichtigste zuerst – daher möchte ich auf einen Blick sehen, was derzeit grade wichtig ist.
Ich will mich nicht mit Unnötigem aufhalten – daher möchte ich die Administration so einfach wie möglich machen.
Und weil das meine Haltung ist, behandle ich die emails so wie ich es eben tue.
Wenig Administration, wenig Zeitverlust
Ich habe drei email-Adressen. Ja, für alle meine Themen. Ich kenne Menschen, die zig-Email-Adressen haben, für jedes Thema eine eigene, für jedes Projekt eine oder für jeden Personenkreis eine. Für nicht so Wichtiges eine, für alles berufliche eine, … usw.
Das ist mir zu kompliziert. Ich habe nur zwei Adressen bzw. drei, wenn ich gmail mit dazurechne. Und die ist auf meine Hauptadresse umgeleitet. So muss ich nur zwei Adressen im Auge behalten, mich nur zweimal mit dem Thema Spam befassen und habe alles im Blick.
Das Wichtigste zuerst
Weil es ja nicht so einfach ist, in der email-Flut Wichtiges zu erkennen (Mails zu Projekten, Dringende Termine, alles wo eine Aktion notwendig ist…) nutze ich ein umfangreiches Filtersystem. Über einmal erstellte einfache Regeln in meinem Mail-Program (Thunderbird) werden Mails nach Themen und oder AbsenderInnen gefiltert und landen so automatisch in einem Unterordner. Mein Hauptordner bleibt auf diese Art frei für Wichtiges!
Entgegen so manchem Ratschlag, schaue ich mir morgens gerne meine Mails an. Und dank meiner Filter, sehe ich auf den ersten Blick und in Minutenschnelle das Wichtigste!
Ich sehe auch, in welchen Unterordnern (Themen, Absendern) neue Mails gelandet sind und wenn ich später mal Zeit dazu habe, screene ich diese auch regelmäßig. Wenn ich bestimmte Informationen brauche, hilft mir dieses System auch, rasch gewünschte Informationen zu finden.
Beibehalten oder aufgeben?
Grundsätzlich finde ich alle Mails, die ich bekomme, interessant. Sonst hätte ich blogs nicht abonniert oder mich längst wieder ausgetragen. Oft sind bestimmte Themen aber einfach gerade nicht dran. Genau deshalb benutze ich das o.a. Filter-System. Und mit der Zeit werden manche Themen auch obsolet. Dann tue ich bewusst den Schritt und trage mich aus diesen Listen aus. Eine halbe Stunde zweimal pro Jahr hilft mir dabei, interessante Themen zu behalten und was nicht mehr passt auch wirklich abzubestellen.
‚Die Post muss es verloren haben‘ aka Spam
Früher war das oft die Ausrede, wenn ein Poststück in den Wirren der internen Abläufe versunken ist. Heute ist es der spam Ordner. (SPAM = Spiced pork and meat. Dosenfleisch, dass es auch heute noch unter genau diesem Namen zu kaufen gibt. Das man diesen Begriff heute für unerwünschte elektronische Massensendungen verwendet ist angeblich dem Sketch ‚Spam‘ der britischen Comedian-Truppe Monty Pythons zu verdanken).
‚Muss wohl in meinem Spam gelandet sein‘ lautet jetzt oft die Antwort, wenn Wichtiges irgendwo liegengeblieben ist. Allerdings – vieles landet tatsächlich im Spam-Ordner. Das regelmäßige Sichten des spam-Folders gehört also dazu. Die Regeln nach denen ein Mail als spam gekennzeichnet wird, sind nämlich äußerst undurchsichtig und man kann oft nicht erkennen, warum ein Mail eines bestimmten Absenders einmal im spam landet und ein anderes Mal nicht. Wenn man sicherstellen will, dass mails von wichtigen Partnern oder auch interessante Infos nicht im Spam – Folder verschwinden, dann sollte man diese Mail-Adressen ‚whitelisten‘. Die whitelist ist eine Liste von Mail-AbsenderInnen, deren emails man jedenfalls erhalten will. Dazu muss ich auf das Mail-Konto bei meinem Provider gehen und die erwünschte Adresse in diese Liste eintragen. In Unternehmen muss man das oft von der IT-Abteilung machen lassen – dort mal nach dem entsprechenden Prozedere zu fragen lohnt auch. Der Aufwand dafür ist nur im Minutenbereich.
Natürlich: man kann es auch als glückliche Fügung betrachten, wenn so manche Mails im Spam landen und der Ordner einem sozusagen ‚die Arbeit abnimmt‘. Ich persönlich mache das lieber selbst!
Eine Strategie für mehrere Fälle
Diese einfache Strategie ist auch für andere Fälle im Arbeitsalltag hilfreich – überall dort, wo man mit kleinen Schritten viel Wirkung erzielen kann und (Ablage/Archiv, Einkauf, Delegieren von selteneren Aufgaben,…).
Hier eine Kurz-Anleitung in 4 Schritten:
Schritt 1: Was ist mir in Bezug auf das Thema wichtig? Schriftlich festhalten, steigert die Erfolgswahrscheinlichkeit um ein Vielfaches!
Schritt 2: Wie kann ich das, was mir wichtig (und vielleicht auch dringend ist) ist, verstärken und weniger Wichtiges in den Hintergrund treten lassen?
Schritt 3: Wie stelle ich sicher, dass das was ich brauche auch wirklich bei mir landet? Ggf. nötige Schritte setzen.
Schritt 4: In welchen Abständen sollte ich überprüfen, was noch gebraucht wird und was beendet werden kann? Gleich in den Kalender eintragen!
Nichts tun und sich regelmäßig ärgern (in diesem Beispiel über unerwünschte emails) nutzt nicht und braucht auch noch Energie. Es anzupacken erfordert einmal ein bisschen Aufwand, dann ist es automatisiert und unterstützt mich bei meiner Arbeit.
Wenn Sie sich über zu viele Emails ärgern und das ändern möchten – Hier ist eine Anleitung ‚Emails zähmen leicht gemacht‘!
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Foto: John Schnobrich by unsplash
